مجلس الأمناء
تدار أعمال المؤسسة ومشروعاتها الثقافية بما في ذلك شؤون الجائزة وتشكيل لجان التحكيم و إقرار نتائج عملها من خلال مجلس أمناء يتألف من نخبة من رجال الفكر و الأدب في الوطن العربي ويقوم بعمله وفقاً للائحة الخاصة التي اعتمدها رئيس المجلس و تنص على الآتي :
المادة الأولى :
يتألف مجلس أمناء جائزة صالح الشادي للابداع من الأمين العام للمؤسسة ومن خمسة أعضاء على الأقل من رجال الأدب في الوطن العربي ، ويرأس المجلس الدكتور صالح الشادي أو من ينيبه عنه .
المادة الثانية :
يتولى مجلس الأمناء إدارة شؤون مؤسسة الجائزة و التخطيط لها ، وهو المسؤول عن إقرار كل مايتعلق بالجائزة من حيث شروطها ، وفروعها ، وصيغة الإعلان عنها ، وتسمية أعضاء لجان التحكيم ، وتقدير مكافآتهم ، وإقرار نتائج عملهم ، وتنظيم مهرجان منح الجائزة وتحديد مكانه ، كما أنه المسؤول عن الإشراف على أي مشروع ثقافي يتفرع عن الجائزة والإعداد لأي لقاء فكري أو ندوة شعرية .
المادةالثالثة :
يعقد المجلس اجتماعين في السنة على الأقل ، في أي قطر عربي يختارهرئيس المجلس ، وللرئيس دعوته للانعقاد بصفةاستثنائية .
المادة الرابعة :
في حالة تغيب أي عضو من حضور جلسات المجلس ثلاث مرات متتالية – بدون عذر يقبله الرئيس – يجوز للرئيس أن يسمي عضواً آخر مكانه ، ويتم إقرار تعيينه بموافقة المجلس .
المادة الخامسة :
يقوم الأمين العام بتسليم الأعضاء جدول الأعمال قبل انعقاد اجتماع المجلس بأسبوع على الأقل ، ولكل عضو أن يقترح عرض أمر من الأمور – كتابة – وللرئيس أن يعرض ما يراه على المجلس .
المادةالسادسة :
يتولى الأمين العام خلال الأسبوعين اللاحقين لكل اجتماع للمجلس إخطار أعضائه بقرارات و توصيات المجلس و بملخص لمحضر الاجتماع . ويعتبر العضو موافقاً عليها في حالة عدم وصول أي تحفظ منه عليها خلال أسبوعين من تسلمه لها .
و للأمين العام – بموافقة الرئيس – أن يختصر المددالسابقة لظروف يقدرها ، واختيار الوسيلة المناسبة للحصول على موافقة الأعضاء .
وفي كل الأحوال يتسلم الأعضاء محضر الجلسة ، قبل انعقاد الجلسة التالية لها بأسبوع على الأقل .
المادة السابعة :
تصدر قرارات مجلس الأمناء بالأغلبية عند الحاجةإلى التصويت ، و إذا تساوت الأصوات يكون رأي الرئيس مرجحاً .
المادة الثامنة :
يجوز للمجلس أنيشكل من بين أعضائه لجاناً خاصة لبحث الموضوعات المعروضة عليه .
المادة التاسعة :
يجوز للمجلس – لظروف و أسباب يقدرها – تشكيل لجنة من أعضائه ومنغيرهم لاختيار بعض المرشحين لنيل الجائزة ، يعرضون مع سائر المتقدمين لنيلها علىلجان التحكيم حسب الشروط المعلنة .
المادةالعاشرة :
مهمة الأمين العام للمجلس تنفيذ قراراته، والإعداد لاجتماعاته ، وله أن يستعين بمن يراه من معاونيه لأداء مهامه .
المادة الحادية عشرة :
يمنح كل عضو مكافأة شهرية و تتحمل المؤسسة تكاليف سفر وإقامة الأعضاء من غير المقيمين في البلد الذي يتم الاجتماع فيه ، كما تصرف لهم بدلات الحضور المتعارف عليها .